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    公文寫作的步驟有哪些

    更新時間:2022-05-07 11:51:14 公文寫作 我要投稿

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    公文寫作的步驟有哪些

      公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作相似,但是由于公文在性質(zhì)、作用及其寫作要求上不同,擬寫時也有一些需要特別注意的問題。

    公文寫作的步驟有哪些

      公文的擬寫通常按以下步驟進行。

      一、明確發(fā)文主旨

      任何一份公文都是根據(jù)機關(guān)工作的實際需要來擬寫的。因此,在動筆之前,首先要弄清楚發(fā)文的主旨,即公文的主題和發(fā)文的目的,包括以下幾項內(nèi)容:

      1、文件的中心內(nèi)容是什么?比如布置工作,提出主要抓哪些問題,主要成績及存在問題,下一步的打算;再如請求事項,擬請上級機關(guān)答復(fù)或解決什么問題等。

      2、根據(jù)文件內(nèi)容,準備采用什么文種?比如,匯報工作情況,是寫專題報告還是寫情況簡報;針對下級機關(guān)來文所反映的問題,是寫一個指示或復(fù)函,還是寫一個帶有規(guī)定性質(zhì)的通知等。

      3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如,是向上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)匯報,還是向下級所屬單位介紹和推廣工作經(jīng)驗;是給領(lǐng)導(dǎo)干部、有關(guān)部門工作人員閱讀,還是向全體干部或人民群眾進行傳達等。

      4、明確發(fā)文的具體要求。例如,是要求對方機關(guān)了解,還是要求對方機關(guān)答復(fù),是要求各收文機關(guān)貫徹執(zhí)行,還是供對方參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等。

      總之,發(fā)文必須明確采取什么方式,主要闡述哪些問題,具體要達到什么目的,只有首先對這些問題做到心中有數(shù),才能夠落筆起草文件。

      二、收集有關(guān)材料,進行調(diào)查研究

      發(fā)文的目的和主題明確以后,就可以圍繞這個主題收集材料和進行一定的調(diào)查研究,當(dāng)然,這也要根據(jù)具體情況,并不是擬寫每份文件都要專門進行這一步工作。例如,擬寫一個簡短的命令、通知,寫一封內(nèi)容比較簡單的公函,呈報一項請示等,一般來說不需要專門做收集材料和調(diào)查研究的工作,在明確發(fā)文主旨之后,稍加考慮就可以提筆寫作了。但是對于問題比較復(fù)雜,或雖有領(lǐng)導(dǎo)人對問題處理的原則意見,但還沒有形成具體有觀點和材料,還要進行具體分析和歸納;或擬寫篇幅較長的文件,擬定工作計劃、進行工作總結(jié),起草規(guī)章、條例,擬寫工作指示和領(lǐng)導(dǎo)人講話等,往往都需要收集有關(guān)材料和進行一些調(diào)查研究工作,因為概念的形成過程,判斷的形成過程,推理的過程,就是調(diào)查和研究的過程,就是思維的過程。人腦是能夠反映客觀世界的,但是要反映得正確很不容易。要經(jīng)過反復(fù)的考察,才能反映得比較正確,比較接近客觀實際。寫出的文件要符合實際,也必須經(jīng)過這樣一個過程。

      怎樣為擬寫文件收集材料和進行調(diào)查研究呢?一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料;二是到實際當(dāng)中收集活材料。例如,要草擬本部門的年度工作計劃,首先需要查閱黨和國家有關(guān)的方針政策和指示精神,上級機關(guān)布置的任務(wù),本部門去年的工作計劃和工作總結(jié),以及參考兄弟單位的有關(guān)工作計劃等。還要認真研究本部門今年面臨的形勢,今年的中心任務(wù),上級要求;本部門當(dāng)前的工作狀況,存在的有利條件和不利因素,有什么潛力;研究針對實際情況應(yīng)當(dāng)提出哪些具體指標,需要采取什么保證措施等。再如,擬寫一個全面的工作總結(jié),需要查閱原訂的工作計劃,上級機關(guān)頒發(fā)的主要的領(lǐng)導(dǎo)性文件,這一時期本機關(guān)制發(fā)的主要文件、下屬機關(guān)報送的主要文件,有關(guān)的重要會議文件,本機關(guān)的大事記等;請本機關(guān)各個部門的同志開個座談會,了解各部門的工作情況和工作體會,召集有關(guān)人員醞釀討論總結(jié)提綱等。在全面調(diào)查和收集了有關(guān)材料的基礎(chǔ)上,分析研究主要進行哪幾項工作,取得的主要成績及其原因,工作中的主要經(jīng)驗教訓(xùn)等。

      總之,收集材料和調(diào)查研究,是一個充分醞釀的過程,是為了掌握全面的、大量的素材,了解問題的各個方面,然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個認識上的飛躍,從感性認識上升到理性認識。

      三、擬出提綱,安排結(jié)構(gòu)

      在收集材料調(diào)查研究的基礎(chǔ)上,草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫文件的內(nèi)容要點,把它的主要框架勾畫出來,以便正式動筆之前,對全篇做到通盤安排、胸有成竹,使寫作進展順利,盡量避免半途返工。

      提綱的詳略,可以根據(jù)文件的具體情況和個人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件,可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu),先寫什么問題、依次再寫什么問題,主要分作幾層意思等。篇幅較長的比較重要的文件,往往需要擬出比較詳細的提綱,包括文件共分幾個部分,每一部分又分作幾個問題,各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多,也不需要在文字上推敲。當(dāng)然,需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱又當(dāng)別論了。

      擬寫提綱是一個很重要的構(gòu)思過程,文件的基本觀點、可以召集一定的會議進行集體討論研究和修改,使提綱益臻完善。由兩人以上分工合寫的文件,更需要共同研究寫作提綱,以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。

      四、落筆起草,擬寫正文

      結(jié)構(gòu)安排好后,要按照提綱所列順序,開宗明義,緊扣主題,擬寫正文。寫作中要注意兩點。

      1、要觀點鮮明、用材得當(dāng)。也就是說要用觀點統(tǒng)帥材料,使材料為觀點服務(wù)。運用材料要能說明問題,做到材料與觀點一致。

      行文當(dāng)中,要注意明確觀點,用語不能含糊不清,模棱兩可,或詞不達意,似是而非。如果觀點不明,令人不知所云,無所適從,或者容易產(chǎn)生誤解,造成歧義,便會貽誤工作和造成不應(yīng)有的損失。

      有些文件,只講觀點沒有實際材料,就會使人感到抽象空洞,缺乏根據(jù),不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點,則會使人弄不清楚要說明什么問題,不了解發(fā)文的意圖,特別是工作報告和情況匯報、經(jīng)濟情況介紹等一類的文件,需要既有觀點,又有材料。觀點和材料的關(guān)系,如同骨頭和肉的關(guān)系一樣,有骨有肉才顯得豐滿、生動、有力。例如,闡明某項方針、政策的指示和意見、往往要指出工作中的主要成績、存在的問題、值得注意的傾向,指明怎樣去做會有什么好處,指明不應(yīng)當(dāng)怎樣做,做了容易產(chǎn)生什么后果,會有什么不利等。總之,要向?qū)Ψ綍砸岳,使之深刻理解自己的意圖的可行性和必要性,就有必要恰當(dāng)?shù)剡\用一些具體材料來說明一定的道理。再如,寫一份工作簡報、調(diào)查報告、通報或經(jīng)驗介紹,都要選用一定的典型事例和典型人物的材料,以達到交流情況,具體反映問題,或有生動的事實表彰、宣傳或教育、警戒的目的。這樣寫的文件,有理有據(jù),才能使人感到生動真實,樂于信服。

      我們在調(diào)查研究中收集到的材料是多種多樣的,使用材料時必須經(jīng)過選擇與剪裁,使材料能夠說明觀點,并具有典型性。也就是說要下一番去粗取精、去偽存真的功夫。選材要恰當(dāng),要為表達發(fā)文的意圖服務(wù)。運用材料緊密圍繞觀點,這就是我們所說的用觀點統(tǒng)帥材料。材料用得不當(dāng),不說明問題,就會出現(xiàn)材料與主題脫節(jié)的現(xiàn)象。這樣的文件,會顯得結(jié)構(gòu)松散而雜亂,是缺乏說明力的。因此,不能說明問題的材料,寧可不用,不可濫用,材料堆砌、生搬硬套,都是要不得的。

      擬寫文件要保持嚴肅性,要求用材料說明觀點,用觀點統(tǒng)帥材料,是說觀點必要有實際材料加以說明,運用材料必須緊密結(jié)合觀點;絕不是說可以事先主觀地劃出一個思想框框,然后去拼湊材料,沒有材料就去編造、移花接木、渲染拔高,用一些偶然性的、非本質(zhì)的虛假的東西作為表達某種觀點和意圖依據(jù)。這樣來寫文件,是違背實事求是的根本原則,是決不容許的,必須嚴加禁止。

      還需要說明的是,擬寫文件要有觀點和材料,也并不是說任何文件都必須具有這兩個方面。例如,一封介紹信、一個具體問題通知、一個簡要的批復(fù)、一項法規(guī)、法令等,一般都不需要引用什么材料來闡明觀點,而主要是說明具體意見、要求和規(guī)定,交代有關(guān)事項和做法等。

      2、要文句簡練、交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡潔通順,又要注意交代問題清楚明了。如果為了說清楚問題,就寫得啰嗦冗長,是不可取的;而為了簡便省事,交代不清,使人莫名其妙,也是不符合要求的。正確的寫法,應(yīng)該是宜簡則簡,宜詳則詳,詳略得當(dāng)。敘述的文字力求簡練;需交代的重點,如文中涉及的人名、地名、機關(guān)名稱、或者使用規(guī)范化簡稱,簡稱必須是人所共知的,并且要注意不與其它機關(guān)發(fā)生重復(fù)和不至于誤解,不得隨意亂用簡稱。如將××省委組織部、宣傳部簡作×省組宣《會使人看不用代稱滬、渝?h以下不為人們熟知的地名,前面應(yīng)冠上所屬的省名、地區(qū)名、縣名等。某些事物的全稱很長,可以使用已為人們所熟悉的省略叫法,如兩個文明、實現(xiàn)四化等。不得隨意創(chuàng)造使人難以理解的叫法。

      文中引用的有關(guān)論述,應(yīng)注明出處。引用其它文件時,應(yīng)寫明它的發(fā)文機關(guān)、發(fā)文日期、發(fā)文號或文件的全標題;引用的語句,應(yīng)加引號標明。文中提及的人名,如果不為對方所熟悉,在第一次出現(xiàn)時,應(yīng)當(dāng)寫明他的職務(wù)、身份和全名,以下可以簡稱。文中遇有特別生僻的詞語,應(yīng)加以注釋?傊荒苷J為自己清楚的事,對方也必然會了解。要從對方考慮別人讀了這份文件是否清楚明確。

      一般來說,擬寫文件不僅要注意文具通順、遵守文法規(guī)則、正確使用標點符號,還要注意是否交代清楚了什么機關(guān)、什么時間、什么地點、什么問題、什么情況、什么原因、自己有什么處理意見、對對方有什么要求等。為使文件的主題鮮明、眉目清楚,除了簡短的文件外,一般均應(yīng)開宗明義,首先交代全文的目的或結(jié)論,作為導(dǎo)語,然后再分幾層意思說明,在全篇的結(jié)尾部分,還可以對全篇的要旨作一個適當(dāng)?shù)母爬ǎ⒈砻鲗κ瘴臋C關(guān)的要求。例如要求這份文件在什么時間、什么范圍傳達,什么時間開始執(zhí)行,請示答復(fù)或僅是上報備案等。

      五、反復(fù)檢查,認真修改

      初稿寫出后,要認真進行修改。寫文章,須要下功夫。自古以來,好文章都要經(jīng)過反復(fù)修改的。寫文件也同樣,尤其是重要的文件,往往要經(jīng)過幾稿才能成熟。擬寫文件時,自己起草以后,一定要反復(fù)閱讀幾遍,仔細地逐字逐句斟酌修改,連標點符號也不要放過。

      1、關(guān)于主題的修改?粗黝}思想是否正確,主題的論述是否集中,主題挖掘得是否深刻。只有主題改好了,其他方面的修改才會有所依據(jù)。

      2、關(guān)于觀點的修改。修改公文要考慮觀點是否正確,表達有無問題。凡屬思想感情不健康,看法不夠全面,提法不夠妥當(dāng),概念模糊,以及推理、論證不合邏輯的地方,都要進行修改。

      3、關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ),有了正確的觀點,還要通過恰當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來,如果文件只有觀點而無材料,或者有了材料而不能說明觀點,或者材料過多而湮沒了觀點,就要對材料進行適當(dāng)?shù)男薷摹?/p>

      4、關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu),包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正,起承轉(zhuǎn)合的調(diào)整,層次位置的改變,以及詳略的更動等等。目的在于使文件更加嚴謹、暢達、勻稱和完整。

      5、關(guān)于語言的修改。主要是修改不通順的字句,不規(guī)范的字以及標點符號,以達到語言準確、鮮明、精煉、生動的要求。

      修改工作要做到認真仔細,必須有足夠的耐心和精益求精的精神。通過修改,不僅可以提高文件質(zhì)量,為審核、簽發(fā)打好基礎(chǔ),也可從中提高寫作能力。


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