高校檔案管理制度

高校檔案管理制度檔案員崗位職責(zé)
一、 認(rèn)真學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《四川省機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《四川省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》、國(guó)家檔案局號(hào)令及有關(guān)法規(guī)文件，鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平。
二、負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作并編制檢索工具。
三、搞好檔案的保管、利用、統(tǒng)計(jì)和匯編工作，熟悉保管檔案的內(nèi)容，積極提供檔案利用，并做好檔案利用登記等各種記錄。
四、嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理各項(xiàng)制度和保密守則，維護(hù)檔案的完整和安全。
五、配合有關(guān)部門(mén)進(jìn)行檔案的鑒定工作，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案提出存毀意見(jiàn)，做好銷(xiāo)毀工作。
六、做好檔案“九防”工作，每季度至少要對(duì)檔案進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并做好記錄。
兼職檔案工作人員職責(zé)
一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹、執(zhí)行《檔案法》和《〈中華人民
和國(guó)檔案法〉實(shí)施辦法》，遵守檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章
制度。
二、執(zhí)行保密法規(guī)，杜絕檔案泄密事件發(fā)生。
三、負(fù)責(zé)收集、整理本科室業(yè)務(wù)工作中形成的各類(lèi)文件
材料，按要求及時(shí)向綜合檔案室移交，并辦好交接
手續(xù)。
四、認(rèn)真做好“九防”工作，確保檔案、材料的安全。
五、協(xié)助專(zhuān)職檔案員做好利用工作，充分發(fā)揮檔案的作
用。
文件歸檔制度
一、歸檔范圍：本單位從事政治、經(jīng)濟(jì)、文化等活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔范圍。
二、歸檔時(shí)間：
、 文書(shū)材料于次三月底前立卷歸檔；
、 會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)度終了后，由會(huì)計(jì)人員立卷歸檔，于次三月底前移交進(jìn)檔案室；
、 照片（底片）、錄音、錄像材料在拍攝（制作）完畢后一個(gè)月內(nèi)向檔案人員移交歸檔；
、 其它門(mén)類(lèi)和載體的文件材料，也應(yīng)于完成工作后一個(gè)月內(nèi)向檔案人員移交或按檔案部門(mén)有關(guān)規(guī)定辦理。
三、歸檔要求：
、應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)為已結(jié)束的工作（或項(xiàng)目）的所有文件材料，并做到打印件與底稿，正件與附件，不同形式和載體的文件材料齊全完整；
、歸檔文件材料應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，按照檔案管理的規(guī)范分類(lèi)、填寫(xiě)各類(lèi)目錄。
微機(jī)管理制度
一、微機(jī)工作人員，要努力學(xué)習(xí)微機(jī)知識(shí)，熟悉各科室微機(jī)填制業(yè)務(wù)，為檔案的查詢(xún)、利用創(chuàng)造有利條件。
二、自覺(jué)遵守單位各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格按照機(jī)器的操作程序進(jìn)行，用完機(jī)器后，應(yīng)檢查電源、設(shè)備是否關(guān)好。
三、非本室工作人員不得擅自操作，因工作需要上機(jī)人員，在上機(jī)前，應(yīng)征得微機(jī)管理人員的同意方可上機(jī)，在使用中應(yīng)愛(ài)護(hù)設(shè)備。
四、未經(jīng)微機(jī)管理人員同意不準(zhǔn)私自將微機(jī)里的數(shù)據(jù)拷貝出來(lái)，不得將任何軟件安裝進(jìn)機(jī)器中使用。
五、損壞微機(jī)室內(nèi)的公財(cái)物，應(yīng)酌情賠償。
六、努力完成單位領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)，積極指導(dǎo)、幫助本單位各科室檔案材料運(yùn)用微機(jī)管理工作。
七、自覺(jué)維護(hù)和保持室內(nèi)衛(wèi)生，不準(zhǔn)吸煙和隨地吐痰。
檔案收集整理制度
一、凡是我辦在工作活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的文件、材料、報(bào)表、照片、錄像等必須收集整理。
二、收集文件材料（含電子文檔）必須齊全完整，做到分門(mén)別類(lèi)存放。
三、整理檔案要按照文件材料形成的自然規(guī)律，保持它們之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分價(jià)值，分類(lèi)整理，做到無(wú)積存零散文件，案卷質(zhì)量符合業(yè)務(wù)規(guī)范要求。，

高校檔案管理制度
四、歸檔文件材料的制作和書(shū)寫(xiě)要適宜長(zhǎng)期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆和復(fù)寫(xiě)紙。
檔案保管制度
一、本單位所有的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案材料，由檔案人員在檔案室集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得私自保存和任意銷(xiāo)毀。
二、檔案保管應(yīng)采用專(zhuān)用柜架，檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)堅(jiān)固可靠、清潔通風(fēng)，有防火、防盜、防鼠、防潮、防光、防塵、防蟲(chóng)、防高溫、防有害害氣體等設(shè)施。
三、檔案管理員要定期檢查檔案，作好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取有效措施，確保檔案完整和安全。
四、檔案如有破損或字跡模糊，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
五、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦理移交，移交檔案時(shí)，雙方應(yīng)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核實(shí)，并履行簽字手續(xù)。
檔案保密制度
一、認(rèn)真貫徹《保密法》，遵守保密制度，保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案秘密的安全。
二、檔案室保管的涉密檔案，要根據(jù)國(guó)家規(guī)定確定保密項(xiàng)目和密級(jí)，不得擅自擴(kuò)大使用和接觸的人員范圍。
三、檔案室是機(jī)要部門(mén)，無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。任何人不得擅自翻印、復(fù)制、摘抄和向外傳播檔案內(nèi)容。經(jīng)批準(zhǔn)翻印、復(fù)制的保密材料要按正式文件進(jìn)行登記和清退。
四、檔案移交、接收和查（借）閱必須辦理登記手續(xù)，歸還時(shí)要清點(diǎn)注銷(xiāo)。
五、需銷(xiāo)毀的檔案材料，應(yīng)造具清冊(cè)，寫(xiě)出銷(xiāo)毀報(bào)告，經(jīng)鑒定小組審批后，在指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀。平時(shí)辦公廢紙、廢件及時(shí)銷(xiāo)毀，不得隨意丟棄。
檔案查、借閱制度
一、本單位職工利用檔案，須經(jīng)辦公室主任同意后方可查（借）閱；外來(lái)人員利用檔案，須持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查（借）閱。
二、利用者必須愛(ài)護(hù)檔案，不得在文件材料上畫(huà)圈、勾線和作任何記號(hào)，不得涂改拆散、抽、污染和損壞檔案。
三、利用者必須嚴(yán)格遵守保密制度，只能查閱相關(guān)內(nèi)容，不得隨意傳播和擴(kuò)散檔案內(nèi)容。
四、利用者需摘抄(復(fù)制)檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理人員同意，所摘抄(復(fù)制)的內(nèi)容經(jīng)檔案人員校對(duì)并加蓋我辦公章后方為有效。
五、利用檔案一般只能在指定地點(diǎn)查閱，不得隨意帶走。本單位工作人員確因工作需要，在辦理借閱手續(xù)后，可以借出檔案室。
六、借閱期限不超過(guò)一周，確需延期者，經(jīng)辦公室主任同意并另行辦理借閱手續(xù)。
七、利用檔案須填寫(xiě)查(借)閱登記簿和檔案利用效果登記簿。
檔案統(tǒng)計(jì)制度
一、檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案基礎(chǔ)工作的重要組成部分，檔案工作必須加強(qiáng)政治責(zé)任心，認(rèn)真做好此項(xiàng)工作。
二、對(duì)室藏的各種門(mén)類(lèi)、載體的檔案資料利用情況，必須建立齊全的登記，統(tǒng)計(jì)注冊(cè)。
三、對(duì)當(dāng)形成的歸檔案卷（包括接受、移交）和檔案借閱、鑒定情況應(yīng)隨時(shí)登記。
四、每終形成的各類(lèi)檔案資源和編寫(xiě)的檔案工具，科研材料（包括案卷目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、字號(hào)、索引、人物卡片、專(zhuān)題目錄、大事記、組織、各項(xiàng)規(guī)章制度）統(tǒng)計(jì)一次。
五、檔案資料的查閱

、供閱情況，每統(tǒng)計(jì)兩次（六月和十二月）。
六、每十二月前，填寫(xiě)《檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表》一式兩份，一份上報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)，一份存檔。
檔案鑒定銷(xiāo)毀制度
一、檔案室要根據(jù)國(guó)家檔案局關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定、原則、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位制定的檔案保管期限，確定檔案價(jià)值，劃分保管期限，剔除確無(wú)保存價(jià)值的檔案，以便銷(xiāo)毀。
二、檔案的鑒定工作由辦檔案鑒定銷(xiāo)毀領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)，鑒定工作結(jié)束后，附上需要銷(xiāo)毀的檔案登記清冊(cè)，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字，經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。并及時(shí)向主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)檔案鑒定報(bào)告和說(shuō)明。，

高校檔案管理制度
三、實(shí)行定期鑒定，力求準(zhǔn)確無(wú)誤，做到不留錯(cuò)，也不錯(cuò)毀檔案材料，凡鑒定剔除的檔案，應(yīng)保存—后確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值，方可銷(xiāo)毀。
四、銷(xiāo)毀檔案時(shí)必須注意保密，并指定專(zhuān)人（二人）以上監(jiān)銷(xiāo)。
業(yè)務(wù)書(shū)刊（資料）管理制度
一、本單位內(nèi)各類(lèi)業(yè)務(wù)書(shū)刊（資料）的保管工作，由檔案人員負(fù)責(zé)收集管理。
二、凡各科室需訂購(gòu)的業(yè)務(wù)書(shū)刊，應(yīng)由單位領(lǐng)導(dǎo)審批后方可征訂或購(gòu)買(mǎi)，并送檔案室統(tǒng)一管理。
三、凡借閱業(yè)務(wù)書(shū)刊（資料），必須按期歸還。需繼續(xù)使用的應(yīng)補(bǔ)辦手續(xù)。
四、借閱書(shū)刊須辦理借閱手續(xù)，愛(ài)護(hù)書(shū)籍，不得涂改、圈劃。如丟損，照價(jià)賠償。
歸檔材料控制措施和驗(yàn)收制度
一、檔案分管領(lǐng)導(dǎo)必須參加本單位重要會(huì)議，檔案管理人員必須了解本單位有關(guān)的重大事項(xiàng)，做好材料收集歸檔工作。
二、按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對(duì)國(guó)家規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須定期向檔案室移交，集中管理。任何人不得據(jù)為己有。
三、檔案管理人員必須檔案材料的評(píng)審、鑒定，設(shè)備的開(kāi)箱等工作并有紀(jì)錄。
四、專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)與建檔工作實(shí)行同步：即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)同時(shí)提出文件材料形式情況；工作結(jié)束同時(shí)驗(yàn)收檔案材料的完整、準(zhǔn)確、歸檔情況。
五、對(duì)外出人員獲得的各類(lèi)文件和引進(jìn)設(shè)備、技術(shù)的各種材料必須全部上交給檔案管理人員，由檔案管理人員把關(guān)驗(yàn)收。

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