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    公司文書處理制度

    更新時間:2022-06-16 14:58:01 規(guī)章制度 我要投稿

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    公司文書處理制度

    公司文書處理制度

    (一)總則
    一條 范圍
    本公司文書處理均按本制度執(zhí)行。在特殊情況下的應(yīng)急處理,事后也須按本制度補(bǔ)齊有關(guān)手續(xù)。
    二條 定義
    本制度所指文書,包括以下內(nèi)容:
    .高層決策文書以及基層下達(dá)的文件。熱點(diǎn)欄目: XX個人總結(jié)
    .部門會議文書與轉(zhuǎn)閱文件。
    .合同書、證券、證書和勞動協(xié)議書。
    .志愿書、違約收文、往來公文、專利證明和注冊登記文書。
    .收支預(yù)算與決算書、賬本票據(jù)、憑證、各種明細(xì)表、各種規(guī)定與計(jì)劃書。
    .往來書信、電報(bào)、任命書、意見書。
    .各種報(bào)告、各種統(tǒng)計(jì)表。
    其中“”與“”項(xiàng)文書的處理,原則上按會議決定處理。
    三條 類別劃分
    上述文書按機(jī)密程度、可劃分為以下幾類:
    .機(jī)密文書
    ()絕密。
    ()秘密。
    ()保密。
    .普通文書,即機(jī)密文書以外的文書。
    .其他文書,如公開發(fā)行的書籍、雜志、報(bào)紙,以及調(diào)查資料類的印刷品或復(fù)印謄寫物品的。
    四條 適用原則

    公司文書處理制度

    (二)文書的收發(fā)
    五條 收發(fā)
    到達(dá)本公司的文書,原則上由總務(wù)部或者另行規(guī)定的其他部門接受。所有文書按下列原則處置或送發(fā):
    .普通文書全部由接受部門開啟或開封。啟封時,編上文書的收發(fā)編號,注明收發(fā)日期;在文書登記簿上作好登記;由接受部門的主管,或者由指定的文書保管員送交有關(guān)部門有關(guān)人員;文書當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書。但是不涉及特別事項(xiàng)的文書,可以簡化登記手續(xù)。
    .絕密文書或親啟文書,必須直接送交當(dāng)事者,由文書當(dāng)事者開封與處置。
    六條 制度時間外的處理
    .值班人員能夠判定為是緊急重要的文書,或者直接寫給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書,應(yīng)立即通知秘書室主任;其他次重要文書,只需通知收發(fā)室的主任,并按其指示處理。 www.foxer.net
    .所有到達(dá)的文書,值班人員都必須一一作好登記,于此后一個工作日早晨轉(zhuǎn)交收發(fā)室。
    七條 收發(fā)決定
    所有文書的接受、轉(zhuǎn)交、登記與領(lǐng)取事宜,都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示。
    八條 設(shè)立信使
    在文書的接受與處理過程中,各部門間經(jīng)常需要相互傳遞文書;因此,在文書檔案室設(shè)一名信使,來回傳遞各類文書。

    (三)文書的處理
    九條 處理原則
    文書處理的基本原則是“準(zhǔn)確”與“及時”,并且明確文書處理的責(zé)任者。
    十條 成文原則
    凡重要的往來交涉,都必須形成“文書”或形成記錄,即使情況特殊,也必須事后追憶,形成“備忘錄”。
    十一條 特例
    對那些并不重要的事項(xiàng),或者通過電話、會面等簡單形式處理的事項(xiàng),只需要事后將處理結(jié)果的要點(diǎn)記錄下來即可。
    十二條 處理手續(xù)
    領(lǐng)取文書的部門,按下列規(guī)定及時予以處理。
    .凡重要事項(xiàng),或者異常事項(xiàng),應(yīng)立即向所在部門主管做出報(bào)告,并逐級向上請示,必要情況下必須與其他部門取得聯(lián)系,等候并按照上級指示,處理文書中涉及的有關(guān)事項(xiàng)。
    .如果文書中涉及的事項(xiàng),與其他部門有關(guān),必須在與其他部門取得聯(lián)系后達(dá)成一致意見再行事。
    .在具體處理時,如果認(rèn)為有必要請其他部門做出配合,并且其他部門提供配合需要一定的時間,在這種情況下,應(yīng)事先征得對方的意見。
    .如果事情涉及兩個以上的部門,并且難以判斷由何部門出面主持時,應(yīng)聽取其他部門的處理意見。,

    公司文書處理制度
    十三條 防止拖延
    文書檔案部門有責(zé)任督促有關(guān)部門處理文書指定的事項(xiàng),以防止文書的處理延遲或停頓,如發(fā)生延遲或停頓現(xiàn)象,應(yīng)立即交文書檔案部門處理。
    十四條 重要文書的保管

    機(jī)要或絕密文書以及其他重要文件,必須存放在帶鎖的檔案文件柜中,予以嚴(yán)格保管。
    文件柜的存放,必須選擇在發(fā)生意外時,能夠安全、迅速轉(zhuǎn)移出去,放在容易發(fā)現(xiàn)的醒目位置。

    (四)文書的制作
    十五條 用紙的規(guī)格
    制作文書的用紙,除特殊情況外,原則上采用規(guī)格。
    十六條 字句
    文書應(yīng)以簡單明了的文體記述,采用標(biāo)準(zhǔn)的簡體漢字,避免使用艱澀的詞句。
    十七條 文體
    全部文書一律采用書面文體。
    十八條 復(fù)印
    絕密文書未經(jīng)主管認(rèn)可不得擅自制作或復(fù)印副本,在特別有必要的情況下,必須注明包括正本在內(nèi)復(fù)印多少份,送往何部門等等。
    十九條 署名
    在文書發(fā)送與轉(zhuǎn)交時必須按下列要求署名,特殊情況或有專項(xiàng)指示的情況除外。
    .代表公司名義締結(jié)的合同書、往來公文、公司公告及向政府機(jī)構(gòu)提交的報(bào)告,全部署名“董事會代表”。
    .對外廣告及宣傳,采用公司名稱。
    .除此之外的文書,署上相關(guān)業(yè)務(wù)部門名稱,以及部門經(jīng)理的職務(wù)與姓名。
    不重要的文書,只需署上經(jīng)辦人姓名。

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