檔案管理規(guī)章制度范本

　　在學(xué)習(xí)、工作、生活中，制度使用的情況越來越多，制度是維護(hù)公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編為大家整理的檔案管理規(guī)章制度范本，僅供參考，大家一起來看看吧。

檔案管理規(guī)章制度范本1

　　為加強(qiáng)公司檔案業(yè)務(wù)管理，進(jìn)一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達(dá)到規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：

　　一、檔案管理的范圍

　　本公司所有需要?dú)w檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營活動中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動人事、培訓(xùn)教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策、計(jì)劃工作、統(tǒng)計(jì)工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

　　二、檔案的管理部門

　　公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復(fù)印件。接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)，維護(hù)檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。

　　三、檔案的分類

　　在切實(shí)遵循《中國檔案分類法》前提下，根據(jù)公司實(shí)際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：

　　1、行政管理。

　　2、人事管理。

　　3、財(cái)會檔案。

　　4、生產(chǎn)經(jīng)營管理。

　　5、技術(shù)質(zhì)量安全管理。

　　6、基建檔案。

　　7、外來文件。

　　8、聲像檔案。

　　9、實(shí)物檔案。

　　10、其他檔案。

　　財(cái)會檔案是公司財(cái)務(wù)工作過程中形成的憑證、賬簿、報(bào)表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。

　　實(shí)物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實(shí)物。以上十類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實(shí)際情況分成若干小類進(jìn)行管理。

　　四、歸檔要求

　　1、歸檔的.文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

　　2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說明。

　　3、存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號。

　　4、檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應(yīng)按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內(nèi)目錄”。目錄各項(xiàng)必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。

　　5、檔案盒（袋）內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

　　6、文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復(fù)文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

　　7、歸檔時間：部門或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)）將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

　　五、檔案的查閱和借閱

　　1、查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時歸還。

　　2、查閱檔案資料時一般不得對其進(jìn)行復(fù)制。確有特殊情況必須復(fù)制的，應(yīng)填寫檔案資料復(fù)制申請單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復(fù)制。

　　3、原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認(rèn)可。借出檔案時應(yīng)注意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

　�。�1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴(yán)禁擅自打開檔案柜翻閱查找。

　�。�2）按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱。

　�。�3）要愛護(hù)檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

　�。�4）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。

　　（5）借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對清楚。

　�。�6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事人責(zé)任。

　　（7）調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　六、檔案的移交

　　檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。

　　七、檔案的保管

　　1、要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。

　　2、檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。

　　3、檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取補(bǔ)救措施。

　　4、對于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應(yīng)及時予以復(fù)制；對于已破損的檔案資料應(yīng)及時予以修復(fù)。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。

　　5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。

　　八、檔案的銷毀

　　公司對各類檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀。

檔案管理規(guī)章制度范本2

　　1.目的作用

　　公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為了加強(qiáng)對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　2.管理職責(zé)

　　2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強(qiáng)對文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。

　　2.2各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料，應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項(xiàng)條款要求。

　　2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機(jī)構(gòu)，在行政管理部的領(lǐng)導(dǎo)下，其管理的主要職責(zé)為：

　　2.3.1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。

　　2.3.2協(xié)助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。

　　2.3.3負(fù)責(zé)對永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。

　　2.3.4總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。

　　3.歸檔資料的范圍、內(nèi)容

　　3.1計(jì)劃性文件資料

　　包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計(jì)劃。

　　3.2批示性文件材料

　　包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。

　　3.3法規(guī)性文件

　　包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。

　　3.4公司的重大決議

　　包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。

　　3.5總結(jié)性文件

　　包括公司經(jīng)營活動中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。

　　3.6憑證性材料

　　包括公司各職能部門在經(jīng)營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄，以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。

　　3.7匯報(bào)性材料

　　包括公司向各上級主管單位的匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等;公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等

　　3.8勞資人事資料

　　包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。

　　3.9調(diào)研性資料

　　包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。

　　3.10聲像制品資料

　　包括經(jīng)營活動中、文化活動中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料。

　　3.11證件性文書資料

　　包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

　　3.12饋贈行資料

　　包括上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

　　4.文件資料的立卷歸檔

　　4.1檔案的收集

　　4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔;會計(jì)歸檔類在年度終結(jié)后，由財(cái)務(wù)部門編造清冊，每兩年歸檔一次。

　　4.1.2銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存;各類報(bào)表(應(yīng)收帳報(bào)表、銷售報(bào)表等)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀，只財(cái)務(wù)部立卷留存。

　　4.1.3業(yè)務(wù)要貨計(jì)劃、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。

　　4.1.4各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存;內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。

　　4.1.5公司員工應(yīng)注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個各種會議回到公司后，應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。

　　4.2立卷歸檔的時間

　　4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

　　4.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。

　　4.3立卷歸檔的要求

　　4.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的'歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

　　4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

　　4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

　　4.3.4立卷時應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。

　　4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

　　4.3.6立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。

　　4.3.7立卷應(yīng)以同類問題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

　　4.3.8立卷應(yīng)把上級文件于本公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。

　　4.3.9立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。

　　4.3.10文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

　　4.3.11各種實(shí)物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件，并保持其完好無損。

　　4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

　　5.文秘檔案的借閱

　　5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級檔案。

　　5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案得部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

　　5.3文秘檔案得借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案得完整和完好，不得私自影印、復(fù)印、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。

　　5.4對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會有誤。

　　5.5必要時，檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。

　　5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

　　5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

　　6.文秘檔案保密要求

　　6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識，雙方共同做好保密工作。

　　6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級。

　　6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　6.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　6.5對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

　　6.6外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

　　6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

　　6.8企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

　　7.超期檔案的銷毀

　　7.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

　　7.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

　　7.3銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

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