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《黨政機關(guān)公文處理工作條例》(以下簡稱《條例》)第九條規(guī)定，公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。發(fā)文字號是公文格式中不可缺少的組成部分，正確使用發(fā)文字號也是規(guī)范公文寫作的一個方面。

一、發(fā)文字號的作用

編制發(fā)文字號的根本目的是便于公文規(guī)范化管理。確定發(fā)文字號是機關(guān)發(fā)文辦理過程中必經(jīng)程序之一。規(guī)范發(fā)文字號，不僅在公文處理和公文管理工作中有重要意義，也為公文歸檔后的查找利用提供了準(zhǔn)確依據(jù)。

1. 發(fā)文登記、統(tǒng)計作用。發(fā)文辦理主要程序之一“登記”就是對復(fù)核后的公文，確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。發(fā)文字號是發(fā)文單位對要發(fā)出公文進行登記的重要項目，它固定了公文在形成中的次序和位置，維護了公文形成的系統(tǒng)性和完整性。通過發(fā)文字號的序號，可方便地統(tǒng)計發(fā)文的數(shù)量。

2. 收文登記、提示作用。收文單位根據(jù)來文的發(fā)文字號的機關(guān)代字進行分類登記、傳閱、分辦、批辦等。一見到發(fā)文字號就知道它是什么機關(guān)發(fā)出的第幾號的公文，一目了然，這對公文的閱讀和辦理有提示作用。

3. 公文引用和查詢作用。引用公文時先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，第二次引用同一公文時，可用發(fā)文字號代替。用發(fā)文字號可方便地告知、查詢公文。

4. 公文歸檔和利用作用。依據(jù)發(fā)文字號的機關(guān)代字、年份進行分類，既便于立卷、歸檔，防止公文混亂和丟失，也便于保管和利用。特別是以件為單位整理檔案，這一作用更加凸顯出來。

5. 方便對公文進行計算機管理�？捎冒l(fā)文字號對公文管理系統(tǒng)進行檢索，快速地查出重復(fù)來文。能利用計算機對發(fā)文進行分類，自動產(chǎn)生發(fā)文字號的流水號，避免發(fā)文字號重號、漏號。同時便于查找利用，提高效率。

二、發(fā)文字號的三要素

《條例》規(guī)定，發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。習(xí)慣上稱“機關(guān)代字”、“年份”、“ 發(fā)文順序號”為發(fā)文字號的三要素。發(fā)文字號三要素的排列次序是機關(guān)代字在前, 年份隨后, 發(fā)文順序號居尾。如“閩政辦〔2013〕7號”，其中“閩政辦”為福建省人民政府辦公廳的機關(guān)代字，“〔2013〕”表示成文的年份為2013年，“7號”為該年份“閩政辦”的發(fā)文順序號。

1. 發(fā)文機關(guān)代字。機關(guān)代字要選用能夠反映本區(qū)域、本機關(guān)等本質(zhì)屬性的文字作為代字，如福建省人民政府，選“閩政”作為機關(guān)代字。同一單位、同一類公文的機關(guān)代字應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，如何確定機關(guān)代字，雖沒有統(tǒng)一規(guī)定，但必須注意與名稱相近的其他機關(guān)相區(qū)別，一般為2～6個字。由于《條例》和《格式》都沒有對機關(guān)代字作出具體規(guī)定，實際操作中往往各行其是，有的只有一個層次機關(guān)代字，有的包含發(fā)文機關(guān)主辦公文的部門的第二個層次代字，有的機關(guān)代字還帶有“發(fā)”、“文”、“字”、“函”、“復(fù)”等。對這些有爭議的問題，后面專門探討。

2. 年份�！饵h政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)(以下簡稱《格式》)明確規(guī)定，年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注;年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入。年份是指公文成文所在的年度。年份數(shù)字要寫全，不能簡化。例如，2013年不要寫成“13”。年份要用六角括號“〔〕”括起來，不能用方括號“[]”，也不能用圓括號“( )”和方頭括號“【】”。注意，六角括號不是數(shù)學(xué)中使用的中括號(即方括號)，二者形狀不同，一個傾斜，一個方直，區(qū)別比較明顯。其實，國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定使用六角括號“〔〕”，是有理據(jù)的。在引用公文時，公文標(biāo)題后的發(fā)文字號要用圓括號“()”括起，如果發(fā)文字號中的年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包含高級符號的原則。

3. 發(fā)文順序號。 《格式》已詳細規(guī)定，發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位(即1不編為01)，在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。發(fā)文順序號應(yīng)統(tǒng)一用阿拉伯?dāng)?shù)字進行標(biāo)注，從1起編制流水號。早期曾有慣例，發(fā)文字號中有“字”必有“第”與之搭配，如“福政字〔1993〕第5號”。后來國家標(biāo)準(zhǔn)將其統(tǒng)一為不加“第”字(不管有無加“字”)。此外，命令(令)格式、紀要格式等公文的特定格式有不一樣的發(fā)文字號。有特定格式的“令”的發(fā)文字號一般只需標(biāo)明發(fā)文順序號(格式為“第+發(fā)文順序號+號”)，如國務(wù)院令“第638號”。“令”的發(fā)文順序號一般不按年度編排，政府換屆時也不從頭編號。據(jù)筆者考證，從1988年6月3日編為第1號開始的國務(wù)院令，一直編到現(xiàn)在“第644號”，政府換屆時也不從頭編號。紀要包括常務(wù)會議紀要、辦公會議紀要、專題會議紀要等，因有特定格式，其發(fā)文字號一般只需標(biāo)明年份和發(fā)文順序號。政府常務(wù)會議紀要一般只需標(biāo)明發(fā)文順序號(格式為“第+發(fā)文順序號+次”)，如省政府常務(wù)會議紀要“第7次”，發(fā)文順序號一般不按年度編排，換屆時從1開始從頭編號，換年份時連續(xù)編號。

三、發(fā)文字號不規(guī)范現(xiàn)象分析

1. 機關(guān)代字混亂。有的機關(guān)代字被拆開，如“福政〔2013〕綜1號”，規(guī)范的寫法應(yīng)是“福政綜〔2013〕1號”。有的機關(guān)代字過于簡單，單獨看發(fā)文字號，很難判斷出是哪個機關(guān)的公文，起不到提示的作用。如某鎮(zhèn)黨委的發(fā)文字號中機關(guān)代字僅用“鎮(zhèn)委”二字，若引用“鎮(zhèn)委〔2013〕1號”，很難看出是哪個鎮(zhèn)的文件。機關(guān)代字不當(dāng)，甚至?xí)�造成與其他機關(guān)的發(fā)文機關(guān)代字混同。如在網(wǎng)上查詢“海辦發(fā)〔2013〕12號”，既可看到“國家海洋局辦公室關(guān)于印發(fā)《2013年海域管理工作要點》的通知(海辦發(fā)〔2013〕12號)”，又可查到“海安縣委辦公室、縣政府辦公室《關(guān)于印發(fā)2013年縣黨政領(lǐng)導(dǎo)信訪接待日及縣鎮(zhèn)部門領(lǐng)導(dǎo)下訪制度實施意見的通知》(海辦發(fā)〔2013〕12號)”。

2.年份不規(guī)范。比如，“福土辦〔13〕22號”、“ 福住辦[2013]33號”，前者錯在年份不全，后者錯用括號，錯在年份應(yīng)用“〔〕”括起，而非“[]”。規(guī)范的寫法應(yīng)分別是“福土辦〔2013〕22號”、“福住辦〔2013〕33號”。

3. 順序號不規(guī)范。有些公文的發(fā)文順序號，把本應(yīng)寫阿拉伯?dāng)?shù)字的，誤用為漢字數(shù)碼，如“福文財〔2013〕一號”，規(guī)范的寫法應(yīng)是“福文財〔2013〕1號”。有的在序號前加“第”字，如“福文財〔2013〕第8號”，規(guī)范的寫法應(yīng)是“福文財〔2013〕8號”。還有的在序號前冠以“0”或“00”等，如“福人檔〔2013〕007號”，規(guī)范的寫法應(yīng)是“福人檔〔2013〕7號”。值得注意的是，不要把發(fā)文字號(俗稱“文號”)與“份號”搞混。份號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。標(biāo)注份號一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，份號要編虛位，如“000123”。發(fā)文機關(guān)根據(jù)份號可掌握每一份公文的去向。當(dāng)公文需要收回或銷毀時，就可對照份號掌握其是否遺漏或丟失。因此，發(fā)文機關(guān)在發(fā)文、收文機關(guān)在收文時，都要登記份號。

4. 要素顛倒�！稐l例》對發(fā)文字號的規(guī)定，實質(zhì)上明確了機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號三要素的排列次序。但個別單位在使用發(fā)文字號時，并沒有按次序排列，造成前后顛倒的不規(guī)范現(xiàn)象。如“[2013]福運司字第25號”、“〔2013〕福科改67號”，規(guī)范的寫法應(yīng)分別是“福運司〔2013〕25號”、“�？聘摹�2013〕67號”。

五、發(fā)文機關(guān)代字編制方法

科學(xué)正確地編制公文的發(fā)文字號，關(guān)鍵在于如何確定機關(guān)代字。機關(guān)代字是發(fā)文機關(guān)所發(fā)公文類別的代字，并不是發(fā)文機關(guān)的簡稱。

1. 機關(guān)代字應(yīng)選用本機關(guān)所屬行政區(qū)劃名稱的代字，以便區(qū)分不同行政區(qū)劃同類性質(zhì)機關(guān)的代字。如福建省的福清市、福安市、福鼎市分別選用“融”、“安”、“鼎”字，這樣“融政”、“安政”、“鼎政”分別為福清市、福安市、福鼎市人民政府的機關(guān)代字。建議各地機關(guān)的代字加上省級行政區(qū)的簡稱，其好處一是避免與其他地區(qū)機關(guān)代字重復(fù)雷同，二是一眼就能看出是哪個省的文件。如福建省、江蘇省都有鼓樓區(qū)人民政府，雷同用“鼓政”作為機關(guān)代字，若分別改為“閩鼓政”、“蘇鼓政”應(yīng)更合適。

2. 機關(guān)代字應(yīng)選用反映本機關(guān)本質(zhì)屬性的代字，避免與其他機關(guān)特別是性質(zhì)相近機關(guān)的代字重復(fù)。如“農(nóng)業(yè)局”、“農(nóng)墾局”應(yīng)分別選用“農(nóng)”、“墾”字，這樣既反映本機關(guān)的本質(zhì)屬性，又避免因都用“農(nóng)”字而混淆。同一系統(tǒng)的發(fā)文字號應(yīng)有統(tǒng)一的代字，如財政部、省財政廳、市財政局、縣財政局可選用“財”字。各地政府應(yīng)統(tǒng)一選用“政”或“府”作為代字，目前全國31個省市自治區(qū)人民政府大多選用“政”字，只有上海市、重慶市、四川省、貴州省、江西省、廣東省、海南省人民政府選用“府”字。

3. 正確對待機關(guān)代字中加內(nèi)設(shè)主辦部門代字的現(xiàn)象。業(yè)界對發(fā)文字號有“大流水號”、“小流水號”之爭。所謂“大流水號”就是一個機關(guān)共用機關(guān)代字，采用一個發(fā)文順序號。所謂“小流水號”就是機關(guān)代字中加內(nèi)設(shè)主辦部門代字，各內(nèi)設(shè)主辦部門各自使用一個發(fā)文順序號�！按罅魉�號”突出了機關(guān)的整體感，使發(fā)文管理工作簡潔有序、易于操作、統(tǒng)一管理。但各主辦部門的公文分別位于不同的號段內(nèi)，不便于內(nèi)設(shè)部門查找利用。目前各級黨政機關(guān)辦公廳(室)多采用這種方法�！靶×魉�號”可以集中反映各個內(nèi)設(shè)部門的發(fā)文情況，查找利用方便，收文單位可比較準(zhǔn)確地對來文進行分辦，但不利于文秘部門統(tǒng)一管控，也容易讓人誤解為內(nèi)設(shè)機構(gòu)行文(實際上應(yīng)以發(fā)文機關(guān)署名印章為準(zhǔn))。這種方法適用于內(nèi)設(shè)機構(gòu)較多、全年發(fā)文也比較多的中上層機關(guān)。目前內(nèi)設(shè)機構(gòu)較多的國家部委多采用這種方法。具體到某一個機關(guān)，到底用哪一種方法，《條例》和《格式》都沒有對機關(guān)代字編寫方法作強制規(guī)定，可根據(jù)機關(guān)的性質(zhì)、發(fā)文管理情況、內(nèi)設(shè)機構(gòu)的多少、全年發(fā)文總數(shù)的多少等因素來定。

4. 慎用“發(fā)”、“呈”、“請”、“報”、“字”等代字。對于“發(fā)”、“字”等字的使用，說法很多：黨政機關(guān)的代字多為“發(fā)”，職能部門的代字多為“字”；全局性或綜合性的發(fā)文多用“發(fā)”字；職能性的發(fā)文多用“字”字；“發(fā)”表示受文者是下級機關(guān)，發(fā)文者是在做全局性的重要工作部署；“字”的發(fā)文對象可以是上級機關(guān)，也可以是平級和下級機關(guān)，用于具體事務(wù)�！拔摹敝父骷壵�府機關(guān)的行文，“字”指非政府機關(guān)的行文。特別是有的機關(guān)還使用“呈”、“請”、“報”等字表示上行文，用“復(fù)”表示批復(fù)，用“通”表示通知，等等。實際上，從公文標(biāo)題就可看出公文的文種，從行文關(guān)系中可看出行文方向，完全沒有必要在機關(guān)代字中作這種分類。按文種或行文方向分類編號，內(nèi)容有聯(lián)系的公文往往分屬不同的公文種類，查找利用不方便，無形中給管理增加麻煩。要注意的是，“函”字用于信函格式，文種“函”、“意見”(平行文)都要編函號(機關(guān)代字最后一字為“函”)。實際操作中，無論是“函”，還是“意見”“通知”“批復(fù)”“命令”等文種，只要編函號就應(yīng)使用“信函格式”印發(fā)。

公文處理工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，需要從每一個細小環(huán)節(jié)做起，包括規(guī)范公文的發(fā)文字號。要認真學(xué)習(xí)《條例》、《格式》，建立和完善公文處理的有關(guān)規(guī)章制度，不斷提高機關(guān)、企事業(yè)單位的公文質(zhì)量。

發(fā)文字號是指各級政府或其他機構(gòu)發(fā)布文件時所采用的編號方式。它是對文件進行管理和歸檔的重要依據(jù)，同時也是保證文件的合法性、權(quán)威性和可追溯性的重要標(biāo)志。發(fā)文字號通常由數(shù)字和字母組合而成，可根據(jù)文件的種類、級別、時間等信息進行編制。

發(fā)文字號的作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

首先，發(fā)文字號是文件的身份證明。通過發(fā)文字號的編號，可以準(zhǔn)確地確定文件的身份和歸屬，防止文件的冒用和篡改。同時，發(fā)文字號還可以追溯文件的發(fā)布時間和所屬機構(gòu)，方便查詢和歸檔。

其次，發(fā)文字號是文件的合法性證明。政府或機構(gòu)發(fā)布的文件必須經(jīng)過正式的程序和程序才能產(chǎn)生法律效力，發(fā)文字號則是這一程序的重要環(huán)節(jié)。通過發(fā)文字號的編制和頒發(fā)，可以確認文件的合法性和正當(dāng)性，確保文件的內(nèi)容和要求得到依法執(zhí)行。

此外，發(fā)文字號還是文件的權(quán)威標(biāo)志。不同級別的文件具有不同的發(fā)文字號編制規(guī)則，高級別文件的發(fā)文字號往往更為復(fù)雜和繁瑣。因此，通過發(fā)文字號的編制和使用，可以準(zhǔn)確地判斷文件的重要性和權(quán)威性，避免對文件進行混淆和誤解。

最后，發(fā)文字號是文件管理和檢索的重要依據(jù)。大量的文件需要進行管理和歸檔，發(fā)文字號可以作為文件管理和檢索的重要標(biāo)識。通過發(fā)文字號的編制和分類，可以方便地對文件進行分類、整理和存檔，提高文件管理的效率和質(zhì)量。

總之，發(fā)文字號是對文件進行管理和歸檔的重要方式，具有身份證明、合法性證明、權(quán)威標(biāo)志和管理依據(jù)的作用。它不僅是政府和機構(gòu)內(nèi)部文件管理的重要手段，也是保證文件的合法性、權(quán)威性和可追溯性的重要標(biāo)志。因此，在發(fā)布和使用文件時，我們應(yīng)該充分認識到發(fā)文字號的作用和重要性，并正確理解和使用發(fā)文字號。"

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